這有一份奧美《AE的日?；緞?dòng)作》資料，廣告人你做到了嗎？
來源：創(chuàng)意營銷（ID：creative-marketing）
作者：槍槍
最近一直在收拾整理過去的資料文件，無意中翻到了2012年離開奧美時(shí)的箱子，里頭有一份奧美《AE的日?；緞?dòng)作》。看著這一條條守則，回首當(dāng)年做Intern，做AE時(shí)的日子，感覺一切都還歷歷在目。
其實(shí)做一名合格的AE，是有很大學(xué)問的。AE在廣告公司中的角色雖然處于最底部，但其作用不可小覷。我做AE時(shí)，我們的BD（事業(yè)總監(jiān)）總跟我說，不是他給我安排工作，而是我給他安排工作。一名合格的AE，不僅要對(duì)外應(yīng)付得了客戶和第三方vendor，還需要對(duì)內(nèi)溝通各種流程問題，從創(chuàng)意部到財(cái)務(wù)部到行政部，每一個(gè)部門幾乎都需要打交道。
這份《AE的日?；緞?dòng)作》對(duì)我個(gè)人的成長非常有幫助，建議每一個(gè)新入行的年輕廣告人，甚至是每一個(gè)加入職場(chǎng)的新人，都應(yīng)該好好收藏，并仔細(xì)研讀。
一、與客戶開會(huì)
約會(huì)，并發(fā)會(huì)議通知，同時(shí)確認(rèn)所有與會(huì)人員都收到會(huì)議通知無誤。
召集開會(huì)人員出門或至?xí)h室，確認(rèn)所有與會(huì)人員都準(zhǔn)時(shí)到達(dá)并知道會(huì)議內(nèi)容（如：討論之議題及當(dāng)天會(huì)議流程等）。
如有3rd party與會(huì)，必須在出發(fā)前確認(rèn)對(duì)方行程無誤。
準(zhǔn)備會(huì)議中會(huì)用到或可能會(huì)用到之材料、資料（前次會(huì)議contact report/前次提案稿件/ estimate / working schedule)并確認(rèn)會(huì)議室的設(shè)備符合會(huì)議要求（如在客戶端開會(huì)也應(yīng)先行電話確認(rèn)）。
客戶抵達(dá)前準(zhǔn)備會(huì)議室、agenda（器材小check、紙筆準(zhǔn)備），并在門口等候客戶，在開會(huì)前10分鐘若客戶尚未抵達(dá)，先行以電話確認(rèn)客戶的狀態(tài)掌握客戶的行蹤，并同時(shí)再度提醒與會(huì)所有人員會(huì)議即將開始或被delay的確切時(shí)間。
客戶抵達(dá)后招呼茶水，如果會(huì)議時(shí)間安排在用餐時(shí)，應(yīng)一并考慮是否準(zhǔn)備點(diǎn)餐以利會(huì)議進(jìn)行。
會(huì)議進(jìn)行中做會(huì)議記錄。
會(huì)議進(jìn)行中應(yīng)付會(huì)場(chǎng)之不時(shí)之需，如：開關(guān)燈、加茶水……電腦或放映機(jī)位置的調(diào)整甚至冷暖氣的溫度控制……etc.
會(huì)議中盡量不要接手機(jī)，要用電話討論請(qǐng)至?xí)h室外講。
會(huì)議后兩天之內(nèi)經(jīng)老板確認(rèn)之后發(fā)出會(huì)議記錄（contact report）。
二、工作
聽取客戶之briefing，并確認(rèn)工作的緊急程度。
消化訊息并與客戶澄清任何不明訊息，之后針對(duì)客戶需求及內(nèi)部流程提出該項(xiàng)工作可行的working schedule。
收集所有必要訊息資料，撰寫工作卡／creative brief(由AM及業(yè)務(wù)主管和策略共同approve）工作卡由AM及業(yè)務(wù)主管過目approve。
Brief相關(guān)部門人員及主管，并請(qǐng)發(fā)工作卡／creative brief ，決定internal review及件日期（約客戶之寬容時(shí)間要考慮進(jìn)去）。
工作到期日前數(shù)日起主動(dòng)關(guān)心工作進(jìn)度，并給予必要支援。
工作完成日取件，并與工作單check是否符合brief。
工作給業(yè)務(wù)主管過目，以決定是否需要修改，：
工作若無問題則約時(shí)間提給客戶（英文作業(yè)客戶―中文文案需翻譯成英文，并先給英文老師過目）。
三、檔案管理
完整保留所有作業(yè)相關(guān)書面檔案，并標(biāo)明文件相關(guān)訊息（時(shí)間/project name...）并循已建立之檔案系統(tǒng)歸檔。
盡可能于電子檔外另行保留一份hard copy。
以明確的檔案／folder名稱進(jìn)行電子檔存檔。
檔案名及路徑標(biāo)明于文件頁首以便其余同仁能迅速地在公檔找到該份文件。
若同一個(gè)客戶有數(shù)個(gè)AE，請(qǐng)先對(duì)檔案管理達(dá)成共識(shí)（例如：歸檔順序、檔名等等需統(tǒng)一）。
四、文件書信撰寫
務(wù)必每天細(xì)讀所有相關(guān)email并做適當(dāng)回復(fù)。
除非獲得直屬主管指示，所有文件／書信完成后均應(yīng)由主管確認(rèn)以確保作業(yè)品質(zhì)。
善用spelling check等工具。
使用email交寄檔案前務(wù)必養(yǎng)成確認(rèn)檔案正確與否再寄出的習(xí)慣。
撰寫email時(shí)需使用適當(dāng)?shù)男偶?biāo)題，以及copy主管，team members與客戶端的團(tuán)隊(duì)，讓雙方作業(yè)team溝通管道沒有斷層。
請(qǐng)注意收件人順序及需CC的人，若不確定請(qǐng)與主管確認(rèn)。
發(fā)送email時(shí)可設(shè)定回函（receipt）功能以便掌握訊息是否被閱讀。
書寫商務(wù)信件時(shí)，請(qǐng)力求遣詞用字正式與得體。
重要信件必須留備份一一無從判斷時(shí)請(qǐng)?jiān)儐栔鞴堋?/p>
Email、轉(zhuǎn)真、快遞等寄出后，必須主動(dòng)以電話確認(rèn)對(duì)方已收到。
請(qǐng)隨時(shí)check email，并避免因沒填tmesheet而email被鎖住，請(qǐng)勿讓自己成為team中最后知道工作訊息的人。
五、時(shí)間管理
會(huì)議之前務(wù)必預(yù)留足夠時(shí)間準(zhǔn)備，包含路程時(shí)間的計(jì)算/并提醒相關(guān)人員準(zhǔn)時(shí)參加。
正式上班時(shí)間為9:00，除非前一天加班，與主管討論后可彈性修正上班時(shí)間。
每一個(gè)工作時(shí)程的時(shí)間點(diǎn)需要確實(shí)掌握，并需先與各相關(guān)單位同事確認(rèn)此時(shí)間設(shè)定的可行性。
務(wù)必確實(shí)控制internal review的時(shí)間點(diǎn)一一以提案三天前reⅵew為最理想方式。
建議用things to do管理當(dāng)天工作。
六、財(cái)務(wù)管理
控制工作成本，任何外發(fā)工作事先取得客戶同意估價(jià)
任何工作在成本發(fā)生前即應(yīng)先提出估價(jià)單讓客戶先行確認(rèn)，不得拖延到工作已進(jìn)行或結(jié)束。客戶如有延遲簽回的情形，應(yīng)立即向上級(jí)反應(yīng)要求協(xié)助解決。
工作完成后結(jié)卡、結(jié)帳、出發(fā)票。
任何估價(jià)單及賬單送交客戶前需影印留底，客戶簽回后再丟棄，若客一周內(nèi)未簽回，請(qǐng)予追蹤。
七、電話
手機(jī)請(qǐng)隨身攜帶。
打電話給客戶前先想清楚目的與可能的反應(yīng)及適當(dāng)?shù)膽?yīng)對(duì)。
若與客戶以電話確認(rèn)重要事項(xiàng)時(shí)，必須以call report的方式式與客戶確認(rèn)。
八、服裝
請(qǐng)著正式上班穿著。
男：禮拜一到禮拜四避免穿牛仔褲與t-shirt，以襯衫及suit為佳。
女：禮拜一到禮拜四避免穿牛仔褲與t-shirt。
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