盤(pán)點(diǎn)品牌策劃之企業(yè)會(huì)展策劃和相關(guān)流程
大家對(duì)于展會(huì)肯定不陌生，比如每年在深圳舉辦的“深圳高交會(huì)”、“深圳時(shí)裝周”、“文博會(huì)”、“深圳家具展”、“深圳婚博會(huì)”、“深圳動(dòng)漫展”等，都吸引了大量的群眾前去觀看，然后大家去到展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，往往能看到幾十甚至上百家行業(yè)相關(guān)的企業(yè)來(lái)參展，大部分企業(yè)或組織一般會(huì)租賃2-3天的展位，擺放好旗艦產(chǎn)品，然后在公眾號(hào)發(fā)布一篇《xx品牌在xx展會(huì)大放異彩爭(zhēng)奇斗艷》的軟文走個(gè)流程，而有的品牌則會(huì)精心策劃，布置展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，呈現(xiàn)精彩有料的創(chuàng)意節(jié)目，成為展會(huì)上最為吸睛的亮點(diǎn)，吸引眾多游客駐足觀看。那么，面對(duì)大大小小不同行業(yè)的展會(huì)，企業(yè)應(yīng)該如何進(jìn)行會(huì)展活動(dòng)策劃呢？
一、市場(chǎng)調(diào)研
不同的展會(huì)有不同的主辦方和承辦方，有的是政府機(jī)構(gòu)主導(dǎo)，有的是民間組織發(fā)起，不同的展會(huì)活動(dòng)有不同的影響力，不同的展位的價(jià)格是怎樣，現(xiàn)場(chǎng)人流量有多少，參與企業(yè)有多少家，要對(duì)不同的展會(huì)做好市場(chǎng)調(diào)研，選擇效果最好的幾家展會(huì)去參加就可以了。
比如深圳時(shí)裝周就是由深圳市人民政府主辦、深圳市經(jīng)濟(jì)貿(mào)易和信息化委員會(huì)組織承辦，已經(jīng)舉辦了四屆，每年開(kāi)幕式政府領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)親自出席，是一項(xiàng)具有重要行業(yè)影響力的活動(dòng)，在廣東的大部分服裝企業(yè)都會(huì)參與，是一個(gè)非常好的品牌展示和曝光的機(jī)會(huì)，也能幫助企業(yè)發(fā)掘招商合作。
值得一提的是，有些展會(huì)對(duì)于參與企業(yè)的資質(zhì)審核會(huì)特別久，需要提前半年甚至一年做好商務(wù)洽談并提交相關(guān)材料，這些是需要特別注意的。
二、制定方案
確定參與展會(huì)后，就需要制定詳細(xì)的活動(dòng)方案，包括參展活動(dòng)的主題、流程、目的、時(shí)間、參展范圍、展示品、會(huì)展活動(dòng)、布置方案、差旅方案、現(xiàn)場(chǎng)人員、預(yù)算、宣傳通稿等。
在活動(dòng)流程上，要根據(jù)預(yù)算合理安排，比如在汽車(chē)展上企業(yè)就可以安排汽車(chē)攝影展覽、車(chē)模走秀、試乘試駕、門(mén)票抽獎(jiǎng)、汽車(chē)知識(shí)有獎(jiǎng)問(wèn)題、網(wǎng)紅表演等。除此之外，還可以安排商務(wù)洽談、招商引資、高峰論壇、新款車(chē)型展示、性能展示等環(huán)節(jié)。
三、確定人員并培訓(xùn)
根據(jù)活動(dòng)規(guī)模選擇具體要帶的人數(shù)，比如小型展位，帶3人左右即可，一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)+兩名員工，分別負(fù)責(zé)物料擺放、商務(wù)接待、合作洽談等事宜，但如果展位較大，還準(zhǔn)備了其他環(huán)節(jié)，就要多帶一些人員，去負(fù)責(zé)不同的事務(wù)。另外，對(duì)于展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的接待和咨詢(xún)，要對(duì)員工做好專(zhuān)門(mén)的話術(shù)培訓(xùn)，展現(xiàn)更好的企業(yè)形象。
四、物料準(zhǔn)備
制作好相關(guān)海報(bào)、準(zhǔn)備易拉寶、X展架、橫幅、彩球、宣傳手冊(cè)、名片、DM單、展會(huì)宣傳片、招商手冊(cè)、客戶(hù)參展邀請(qǐng)函、企業(yè)會(huì)刊、登記手冊(cè)、參展產(chǎn)品等，如果要布置舞臺(tái)，還要準(zhǔn)備相應(yīng)的配套設(shè)施如燈光、音響、攝像頭、耳麥等，還要邀請(qǐng)表演人員和主持人。
五、展臺(tái)布置及展示
對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，展會(huì)是一個(gè)很好的進(jìn)行產(chǎn)品展示、吸納經(jīng)銷(xiāo)商、尋求合作的平臺(tái)，所以就算展會(huì)行業(yè)越發(fā)不景氣，但依然有部分企業(yè)會(huì)花費(fèi)幾十萬(wàn)甚至上百萬(wàn)預(yù)算去參加展會(huì)。在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，大部分企業(yè)的布置方式較為傳統(tǒng)，一張咨詢(xún)臺(tái)，然后擺放好貨架展示產(chǎn)品，在擺放幾張桌椅方便客戶(hù)過(guò)來(lái)進(jìn)行商談，還有就是將各類(lèi)小禮品醒目的擺放在咨詢(xún)臺(tái)上，方便發(fā)放給前來(lái)參展的游客（前提是掃碼關(guān)注公眾號(hào)）。
小型展位的布置大概就是如此，而那些大型展位就比較豐富和具體了，比如服裝展上，有些品牌會(huì)安排T臺(tái)，請(qǐng)一些國(guó)內(nèi)外模特定時(shí)展示品牌的當(dāng)季流行新品，還會(huì)設(shè)置一些VR選款機(jī)，方便顧客預(yù)覽自己穿上某件款型的具體效果，然后還有安排取景框，方便游客和高挑的美女模特合影，總之，具體展位的布置要看方案如何設(shè)置。
六、商務(wù)洽談
涉及到商務(wù)洽談環(huán)節(jié)，要做好相關(guān)的接待工作，比如核心客戶(hù)過(guò)來(lái)，是否要安排相應(yīng)的差旅和住宿飲食，然后現(xiàn)場(chǎng)的話，要涉及到登記、咨詢(xún)、引導(dǎo)、客戶(hù)接送等服務(wù)，對(duì)于其他潛在客戶(hù)，也要做好相應(yīng)的商務(wù)禮儀，由企業(yè)高層出面會(huì)見(jiàn)和洽淡，發(fā)放好企業(yè)相關(guān)的紀(jì)念品等。
七、媒體宣傳
一方面，展會(huì)本身會(huì)通過(guò)電視、報(bào)紙、廣播、雜志、專(zhuān)業(yè)垂直媒體、門(mén)戶(hù)網(wǎng)站等渠道對(duì)展會(huì)進(jìn)行多方面的預(yù)熱，那么企業(yè)可以通過(guò)與組委會(huì)達(dá)成合作，在宣傳通稿、展覽資料中進(jìn)行品牌露出，達(dá)到預(yù)熱的宣傳效果。另一方面，企業(yè)可以通過(guò)自己的渠道去進(jìn)行預(yù)熱，比如公眾號(hào)、搜狐號(hào)、新浪微博等自媒體，另外還可以尋找當(dāng)?shù)氐纳蠲襟w開(kāi)展宣傳合作進(jìn)行推廣，比如在深圳的展會(huì)就可以尋找深圳在線、深圳本地寶、深圳吃喝等自媒體。
在展會(huì)參加時(shí)、結(jié)束后，都可以通過(guò)以上方式進(jìn)行跟進(jìn)報(bào)道，進(jìn)行企業(yè)和品牌的宣傳，對(duì)活動(dòng)亮點(diǎn)、現(xiàn)場(chǎng)人氣、客戶(hù)認(rèn)可、合作開(kāi)展等方面進(jìn)行闡述，樹(shù)立企業(yè)良好形象。
八、活動(dòng)預(yù)算
參加展會(huì)的整個(gè)預(yù)算要看具體活動(dòng)方案的大小，有的企業(yè)可能花費(fèi)幾萬(wàn)元就搞定了，而有的企業(yè)則會(huì)花費(fèi)幾十萬(wàn)甚至上百萬(wàn)。會(huì)展活動(dòng)的預(yù)算主要包括以下幾個(gè)方面：展位費(fèi)用、交通出行、參展禮品、特色活動(dòng)、兼職人員工資、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、宣傳資料印刷費(fèi)、活動(dòng)物料采購(gòu)、媒體宣傳費(fèi)等。
九、活動(dòng)評(píng)估和復(fù)盤(pán)
會(huì)展活動(dòng)結(jié)束后，要對(duì)活動(dòng)整體進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和總結(jié)，比如接待了多少客戶(hù)、聯(lián)系到了多少潛在客戶(hù)、微信公眾號(hào)漲粉數(shù)、媒體發(fā)稿數(shù)量、品牌露出數(shù)據(jù)、會(huì)展活動(dòng)軟文閱讀數(shù)等，都要做好記錄并存檔，然后對(duì)活動(dòng)的整體效果進(jìn)行總結(jié)，尋求可優(yōu)化的方案，方便下次呈現(xiàn)出更好的展會(huì)效果。
來(lái)源丨公關(guān)之家，作者丨404號(hào)房客
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