來源：隔壁老王的原配夫人（微信號(hào)：gebilaowangfuren）

世界上沒有萬能的東西，PPT在某些領(lǐng)域不可能取代Word、Excel,所以今天作者就把自己知道的所有Word方面的技巧分享給大家。

關(guān)于Word的技巧，老王簡單分為4類，我們先看第一類。

Word誰都會(huì)用，高手和菜鳥最明顯的區(qū)別就是效率，有人可以輕車熟路一小時(shí)做完好幾份Word，有人加班到深夜手酸脖子疼還沒做好一份，不管用什么辦公軟件，效率都是第一追求。

第一板塊：提高效率

1、如何快速選中文字

鼠標(biāo)放在左側(cè)頁邊距處

單擊可以選中鼠標(biāo)點(diǎn)擊位置的整行文字

雙擊可以選中整段文字

三擊可以選中整篇文檔中的文字（不過全選一般都用快捷鍵Ctrl+A)

按住Ctrl鍵再點(diǎn)文字，可以選中不連續(xù)的多個(gè)文字。（比如一段里面需要選中不連續(xù)的多個(gè)文字加粗或變換顏色時(shí)使用）

按住Alt鍵再點(diǎn)選文字，可以不受行的限制選中矩形區(qū)域內(nèi)的文字。（比如藏頭詩）

按住Shift鍵再點(diǎn)選另外一個(gè)位置，可以選中開始光標(biāo)位置到后來光標(biāo)位置間的所有文字。（比如需要改變其中一段內(nèi)容的字體、顏色時(shí)使用）

Shift這個(gè)功能其實(shí)鼠標(biāo)左鍵拖住也能實(shí)現(xiàn)，不過很多高手用Word根本不用鼠標(biāo)，所以Shift還是很常用的。

2、更方便的使用格式刷

老王最喜歡用快捷鍵，很好記，我們都知道Ctrl+C是復(fù)制，Ctrl+V是粘貼。那么格式刷其實(shí)就是復(fù)制格式，快捷鍵在普通復(fù)制粘貼的基礎(chǔ)上加上Shift，也就是Ctrl+Shift+C，復(fù)制格式，Ctrl+Shift+V，粘貼格式。（PPT里也是這個(gè)快捷鍵）

如果是習(xí)慣鼠標(biāo)流的話，還有個(gè)格式刷的技巧，雙擊格式刷可以讓格式刷被鼠標(biāo)記住，可以連續(xù)對(duì)多段文字內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置格式，不需要格式刷的時(shí)候再按ESC鍵或者鼠標(biāo)再點(diǎn)擊一下格式刷，就可以解除格式刷的記憶。

3、如何快速調(diào)整文字大小

鼠標(biāo)流可以點(diǎn)擊頂部開始菜單欄里面字號(hào)右邊的那兩個(gè)A進(jìn)行放大縮小。

鍵盤流點(diǎn)擊快捷鍵Ctrl+【和Ctrl+】來進(jìn)行放大縮小。（就是鍵盤P右邊那兩個(gè)中括號(hào)）

4、表格無須Excel協(xié)助

有時(shí)候我們?cè)赪ord里面需要用到SUM、COUNT、AVERAGE等Excel函數(shù)進(jìn)行計(jì)算，菜鳥只會(huì)打開Excel列好表之后再復(fù)制粘貼，其實(shí)用Word完全可以搞定。

方法：插入表格，輸入好原始數(shù)據(jù)后，在菜單欄表格工具——布局——數(shù)據(jù)——公式，然后設(shè)置好公式和編號(hào)格式，點(diǎn)擊確定就好啦。

需要注意的是，如果原始數(shù)據(jù)修改了，公式的數(shù)字是不會(huì)自動(dòng)刷新的，手動(dòng)刷新的方法也很簡單，選中公式的數(shù)字，右鍵——更新域，就刷新成功啦！

5、讓表格每頁都自動(dòng)生成表頭

有時(shí)候我們會(huì)尷尬的發(fā)現(xiàn)，Word里面要插入的表格有點(diǎn)長，正好趕上表格出現(xiàn)的位置在某一頁的下半部分，結(jié)果延長到了下一頁，但是下一頁沒有表頭又會(huì)顯得不專業(yè)，設(shè)置的方法很簡單。

方法：選中表頭——表格工具——布局——數(shù)據(jù)里面的重復(fù)標(biāo)題行點(diǎn)一下，就可以啦，如果想要取消，再選中第一個(gè)表頭然后再點(diǎn)一下重復(fù)標(biāo)題行就好了。

6、表格最后多出一行怎么辦？

大家曾經(jīng)應(yīng)該都遇到過這樣的事情，發(fā)現(xiàn)表格最后一行是空行，但是怎么刪也刪不掉，甚至多出了一頁，每次打印的時(shí)候都有一種浪費(fèi)紙張的罪惡感，同時(shí)心里怨恨Word為什么這么難使。

方法：在頂部開始菜單欄里面找到段落設(shè)置的那里，然后在行距那里設(shè)置為固定值、1磅。

7、從網(wǎng)頁復(fù)制的文字格式感人？

有時(shí)候我們?cè)谧鯳ord時(shí)候需要無恥的Copy網(wǎng)上的內(nèi)容過來，結(jié)果發(fā)現(xiàn)復(fù)制過來有大量的空行，如果手工刪除非常耗費(fèi)時(shí)間，這時(shí)候我們就需要取巧，用替換功能批量刪除。

方法：Ctrl+H可以打開查找對(duì)話框，在查找內(nèi)容那里輸入^l^l（^是英文輸入法狀態(tài)下Shift+6，l是hijklmn里面的l），然后在替換為那里輸入^p，然后點(diǎn)擊全部替換。

^l代表手動(dòng)換行符，^p代表段落標(biāo)記（也就是回車）。

有了前面的技巧，你的效率已經(jīng)大大提升了，但是僅僅快還不夠，你給出的文檔一定是要規(guī)范的，一份Word是否規(guī)范，你發(fā)給的對(duì)象會(huì)很輕易的發(fā)現(xiàn)哦。我們來學(xué)習(xí)第二部分，規(guī)范格式。

第二板塊：規(guī)范格式

1、自動(dòng)編號(hào)要用就用好

自動(dòng)編號(hào)是Word經(jīng)常自作聰明幫大家做的事情，相信絕大多數(shù)人都不太喜歡，因?yàn)椴粔蜢`活，所以寧可用手工編號(hào)也不愿意用自動(dòng)編號(hào)。但是使用手工編號(hào)的話，一旦遇到文檔內(nèi)容順序調(diào)整，就會(huì)帶來大量的工作了、更多的校對(duì)時(shí)間。只要出現(xiàn)一次這種情況，你所浪費(fèi)的時(shí)間就足以讓你熟練自動(dòng)編號(hào)的工作原理和操作技巧啦！

自動(dòng)編號(hào)的快捷技巧
編號(hào)調(diào)整快捷鍵

升級(jí)：Shift+Alt+左
降級(jí)：Shift+Alt+右
上移：Shift+Alt+上
下移：Shift+Alt+下
換行不出現(xiàn)新編號(hào)：Shift+Enter

剛開始使用肯定會(huì)有些不習(xí)慣，多嘗試幾次就熟練了，如果你想換個(gè)自動(dòng)編號(hào)的形式也可以點(diǎn)擊下面這里進(jìn)行調(diào)整。

2、標(biāo)尺的作用

大家可能沒用過標(biāo)尺，但是一定被標(biāo)尺坑過，在老王還年幼無知的時(shí)候，為了對(duì)齊使勁兒按空格的事情還是發(fā)生過的，直到某一天知道了標(biāo)尺原來可以這么玩……

調(diào)出標(biāo)尺：在視圖——顯示里面把標(biāo)尺打勾即可。

標(biāo)尺的功能

1、首行縮進(jìn)：每個(gè)段落第一行空幾個(gè)格。（放在標(biāo)尺的2就是空2個(gè)格，4就是空4個(gè)）

2、懸掛縮進(jìn)：每個(gè)段落除了第一行以外空幾個(gè)格。

3、左縮進(jìn)：設(shè)置文字最左邊的邊界

4、右縮進(jìn)：當(dāng)然就是右邊的邊界了……

5、另外標(biāo)尺上我們發(fā)現(xiàn)左右有個(gè)灰色底的部分（左邊距、右邊距），這個(gè)是設(shè)置頁面左右邊距的。

注意：操作的時(shí)候記得先選中要調(diào)整的文字那一行，再拖拽滑塊哦。

3、段落格式的靈活設(shè)置

老王之前的PPT培訓(xùn)里面和大家說過黃金行距是1.3，在word這種幾乎純文字的文檔里面段落更是尤為重要，根據(jù)不同的文檔內(nèi)容，我們可能需要不同的行距、段落間距設(shè)置。

設(shè)置方法：選中要修改的文字段后，右鍵——段落，在行距那里調(diào)節(jié)，如果下拉條里面沒有想要的距離，選多倍行距，可以在右側(cè)數(shù)值那里手動(dòng)輸入。

但是這里我們就不要和PPT那樣一定要追求1.3倍行距了，因?yàn)橄旅娴目旖萱I。

快速設(shè)置1倍行距：Ctrl+1
快速設(shè)置2倍行距：Ctrl+2
快速搶答：Ctrl+5是設(shè)置幾倍行距？

回答5倍的太天真啦！誰沒事弄個(gè)5倍行距呀！正確答案是1.5倍！這也就是為什么Word的行距不推薦大家記1.3倍。因?yàn)橹苯右粋€(gè)Ctrl+5，就可以設(shè)置成1.5倍啦！

4、換頁的技巧

我們?cè)谧鑫募臅r(shí)候經(jīng)常需要換頁，比如章節(jié)之間的區(qū)分，留出手寫區(qū)域等等。菜鳥們習(xí)慣狂敲回車，然而一旦上面的文字有調(diào)整（比如行距、字號(hào)甚至多加了一句話），第二頁頂部就會(huì)多出來一些回車……

方法：不需要回車，在你認(rèn)為需要換頁的文字或標(biāo)點(diǎn)后，Ctrl+回車就可以直接換到第二頁啦，不僅節(jié)省無數(shù)個(gè)回車，上面無論怎么變動(dòng)，只要沒超過一頁，對(duì)下面沒有任何影響！

第三板塊：編輯排版

規(guī)范學(xué)好了，排版不專業(yè)也不行哦！下面我們趁熱打鐵進(jìn)入第三部分，編輯排版。

Word的排版這里更多的是指產(chǎn)品手冊(cè)、合同協(xié)議、標(biāo)書、畢業(yè)論文這種比較長的文檔，需要一個(gè)相對(duì)正式的結(jié)構(gòu)，可能涉及到封面、目錄、正文等部分。甚至對(duì)文檔的頁眉頁腳頁碼也有嚴(yán)格要求。這些就需要我們?cè)诰庉嬇虐娴倪^程中通過一系列的設(shè)置來實(shí)現(xiàn)。

主要步驟有

1、設(shè)置標(biāo)題樣式
2、自動(dòng)生成目錄
3、設(shè)置頁眉頁腳
4、添加文檔封面

1、設(shè)置標(biāo)題樣式

什么是標(biāo)題樣式，對(duì)于一個(gè)正規(guī)的文檔，如果希望Word可以自動(dòng)根據(jù)文檔的內(nèi)容來生成目錄，就需要把所有的文檔標(biāo)題設(shè)置成標(biāo)題樣式。

首先我們要選中Word默認(rèn)樣式里的標(biāo)題1。在開始——樣式——標(biāo)題1。（其他的級(jí)別選擇方式以此類推）

默認(rèn)的樣式如果不是你想要的，那么就在標(biāo)題1那里右鍵——修改，然后設(shè)置你需要的文字格式。

設(shè)置的標(biāo)題是不含有自動(dòng)編號(hào)的，如果你需要自動(dòng)編號(hào)，可以設(shè)置將標(biāo)題樣式和自動(dòng)編號(hào)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，讓所有設(shè)置的標(biāo)題都可以自動(dòng)進(jìn)行編號(hào)。

設(shè)置方法：選中需要關(guān)聯(lián)的標(biāo)題——開始——多級(jí)列表——選擇列表庫里面第一種列表——再次點(diǎn)擊多級(jí)列表——定義新的多級(jí)列表。

多級(jí)列表的位置還記得嗎？

點(diǎn)開定義新的多級(jí)列表之后彈出的窗口可以設(shè)置標(biāo)題樣式和自動(dòng)編號(hào)關(guān)聯(lián)。

在①處可以選擇不同級(jí)別的數(shù)字
在②處可以設(shè)置這個(gè)編號(hào)的格式，這里支持中文哦
在③處可以選擇編號(hào)的樣式，1、2、3還是一、二、三還是A、B、C等等

最后一步很重要，不要著急點(diǎn)確定，點(diǎn)左下角的更多。然后選擇將級(jí)別鏈接到樣式，然后在①處對(duì)1級(jí)編號(hào)鏈接到標(biāo)題1，2級(jí)編號(hào)鏈接到標(biāo)題2，以此類推。這樣就設(shè)置完啦！

2、自動(dòng)生成目錄

設(shè)置好了標(biāo)題樣式，自動(dòng)生成目錄就會(huì)非常方便，點(diǎn)擊菜單欄的引用——目錄——自動(dòng)目錄，就可以生成了。

如果內(nèi)容調(diào)整了，需要更新目錄，只需要點(diǎn)擊一下目錄邊上的更新按鈕即可。

目錄生成以后，我們需要讓目錄和正文真正的分隔開，這里如果用分頁符就錯(cuò)啦，分頁符只能換頁，但是無法從本質(zhì)上把目錄和正文隔開，會(huì)對(duì)后面工作造成不便。所以我們要用分節(jié)符。

方法：先將光標(biāo)放在目錄的最后，點(diǎn)擊菜單欄頁面布局——分隔符——分節(jié)符——下一頁。

3、設(shè)置頁眉頁腳

我們?cè)谛枰蛴〔⒀b訂成冊(cè)的文檔里需要設(shè)置頁眉頁腳，還需要奇偶頁對(duì)稱的頁碼設(shè)置，我們一步步來。

先設(shè)置頁眉頁腳

方法：菜單欄插入——頁眉/頁腳——選擇合適的奇數(shù)頁頁眉/頁腳

選好之后，如果想要奇數(shù)頁頁眉和偶數(shù)頁頁眉不同，雙擊進(jìn)入頁眉/頁腳，勾選奇偶頁不同，然后再將文檔下拉到偶數(shù)頁，再編輯偶數(shù)頁的頁眉頁腳。

接下來看設(shè)置頁碼

雙擊進(jìn)入正文第一頁的頁眉/頁腳，如果前面設(shè)置目錄的時(shí)候插入了分節(jié)符，我們就要點(diǎn)擊取消“鏈接到前一條頁眉”

然后點(diǎn)擊頁碼下拉條——設(shè)置頁碼格式，起始頁碼設(shè)置為1。

4、添加文檔封面

在完成了所有內(nèi)容的編輯以后，我們可以添加一個(gè)封面，讓這份文檔顯得更專業(yè)。

方法：菜單欄插入——封面——選擇合適的封面

如果需要打印，我們需要在封面后面插入一個(gè)空白頁當(dāng)作封二，避免裝訂的時(shí)候目錄頁直接裝訂在封面背后。

第四板塊：多人協(xié)作

最后我們來說一個(gè)完成以后要做的事情。我們做完一份文檔，肯定要給自己的上級(jí)或者對(duì)接的客戶發(fā)過去，基本上都會(huì)有所修改，然而最頭疼的事情就是對(duì)方發(fā)給你以后你根本不知道他修改了什么東西，或者你的同事、客戶、下屬發(fā)給你一份Word，你要怎么修改才能保證你們對(duì)接的效率最大化。這就是今天要講的壓軸技巧，他人協(xié)作。

1、批注

批注不修改內(nèi)容，只寫評(píng)語

首先我們選中要批注的段落（或段落里的某句話、某個(gè)詞），然后在菜單欄審閱——新建/刪除批注，就可以寫評(píng)語啦。

2、修訂

修訂可以對(duì)文檔進(jìn)行修改

如果你想直接對(duì)文章內(nèi)容進(jìn)行修改，在審閱里面點(diǎn)擊修訂，這樣你在文檔里面做的修改都會(huì)被記錄下來。

怕老板不會(huì)開，你可以把修訂點(diǎn)開保存了以后再發(fā)給他呀，他既然不會(huì)開估計(jì)也不會(huì)關(guān)的~

3、接受/拒絕別人的修訂

如果你決定硬氣一把，不接受別人給的修改意見，那么就可以把別人修訂過的內(nèi)容全部拒絕，位置在下圖

或者你軟了，全部接受也可以。

4、老板沒開修訂就改了？

總有一次，你的老板沒有開修訂，或者惡意的關(guān)了你的修訂悄悄把文檔給改了，讓你自己悟一下哪里是不對(duì)的，你可以心里大聲說一句悟你妹??！不開修訂本寶寶也能看出來哪里改了！

怎么看呢，首先你發(fā)給他的原版可別刪了……打開審閱——比較——比較文檔——設(shè)置原文檔和新文檔，然后Word就會(huì)自動(dòng)比較并用修訂功能標(biāo)出所有的不同。這個(gè)世界上再也沒有人能夠陰你了……

結(jié)束了嗎？還沒有，對(duì)語言有研究的都知道壓軸這個(gè)詞是倒數(shù)第二個(gè)的意思，那么最后再講一個(gè)財(cái)務(wù)、行政、HR等職能部門比較需要的一個(gè)功能，郵件合并。（因?yàn)槲也皇沁@些部門所以下面就不截圖示范啦）

Word可以針對(duì)格式相同，但是內(nèi)容不同的大量文檔，比如工資條、慰問信、信封收件人、證書等進(jìn)行快速批量的生成，節(jié)省大量的工作時(shí)間。

準(zhǔn)備工作：制作好的Word格式模板，以及含有所需數(shù)據(jù)的Excel。

方法：菜單欄點(diǎn)擊郵件——選擇收件人——使用現(xiàn)有列表，然后選擇你的數(shù)據(jù)Excel文件。

然后選中要反復(fù)替換內(nèi)容的文本——插入合并域——在列表里選擇要放進(jìn)去的字段——完成一個(gè)字段的插入，重復(fù)操作直到完成所有字段的插入。

注意：所有被插入合并域以后的字段都帶有了書名號(hào)，這表示這些字段在打印或者發(fā)郵件的時(shí)候會(huì)被替換成每一條信息分別執(zhí)行一次。

然后在菜單欄點(diǎn)擊預(yù)覽效果——查看無誤以后點(diǎn)擊“完成并合并”——選擇要生成Word文檔/打印/發(fā)送電子郵件。

注意：如果發(fā)送電子郵件，需要用Outlook客戶端，并且原始數(shù)據(jù)的Excel里具有電子郵件地址這列信息才可以。

一定先進(jìn)行預(yù)覽測(cè)試校對(duì)無誤再發(fā)送哦，以免全部發(fā)出以后發(fā)現(xiàn)出錯(cuò)了。

合并的時(shí)候選擇電子郵件——設(shè)置收件人郵箱所在字段——給郵件設(shè)置郵件標(biāo)題——選擇發(fā)送哪些記錄（也就是發(fā)送給哪些收件人）