看過活動策劃指南，你看過應(yīng)急方案指南嗎？
你辛辛苦苦籌備了一個多月的室內(nèi)音樂會，突然音響設(shè)備損壞了；
你和同事們通宵布置好了廣場活動場地，突然下暴雨帳篷塌了；
設(shè)計部加班熬夜改了幾十版的主KV，嘉賓突然說到不了場了……
總有一些情況，是你想不到的。
但是遇到這些突發(fā)情況，你就手足無措地在那里等嗎？
當(dāng)然不是！
確實有一些情況我們無法預(yù)料到，但是更多時候，我們是可以提前做好預(yù)防的。
一、可控事件應(yīng)急預(yù)案
1、 人員安全
安全保障是活動策劃必不可少的基本部分，甚至在策劃提案中占有很大比重。
1.1人員擁堵
廣州燈光節(jié)、上海外灘跨年……每個大型地標(biāo)景點活動，都是人員擁堵，發(fā)生踩踏事件的高發(fā)對象。
在勘探活動場地時，就需要考察場地地形、周邊道路及車流量，設(shè)置人員疏通路線，規(guī)劃車輛停放區(qū)域。
1.2發(fā)生人員傷害
根據(jù)人員受傷狀況，及時安排現(xiàn)場緊急處理或是附近醫(yī)院就醫(yī)，并第一時間通知人員家屬。
2、 設(shè)備管理
2.1基礎(chǔ)設(shè)備預(yù)備管理
在設(shè)備規(guī)劃時，必須有多余幾個相應(yīng)設(shè)備進(jìn)行預(yù)備，以防萬一。同時在活動現(xiàn)場彩排時，也需要及時對設(shè)備的正常使用，剩余電量進(jìn)行檢測。
2.2設(shè)備使用區(qū)分
還記得2019年湖南衛(wèi)視跨年晚會上，何炅老師因為話筒沒聲音而上了熱搜嗎？很多網(wǎng)友都在懷疑有黑幕，其實啊，這還真有可能就是一場失誤。
一般來說，每個話筒都有對應(yīng)聲道，控臺在演出過程中，都會控制只有需要的話筒可以發(fā)聲，這是執(zhí)行規(guī)范。但是也很容易會切錯頻道，產(chǎn)生失誤。所以貼好標(biāo)簽，做好設(shè)備管理，是必不可少的細(xì)節(jié)。
3、 基本醫(yī)藥
突然感冒、跌打損傷……這些常見的小問題，雖然未必會發(fā)生，但我們還是要做好防范措施。夏防中暑冬防感冒，活動需常備基本醫(yī)藥物品。
4、 演職人員管理
4.1演藝人員狀況
演藝人員來不了怎么辦？基于現(xiàn)代契約精神，這種情況比較少有，但也不是不可能發(fā)生?？赡苁嵌萝嚥荒馨磿r來，可能是身體狀況直接不來。這種情況下，為了確保表演按流程按時進(jìn)行，可以提前后備一個表演節(jié)目，也需要保持和主持人的及時溝通，進(jìn)行控場。
如果是演唱會這種以藝人為主的活動，比如年前劉德華因身體原因取消演唱會，就需要在后續(xù)工作中做好應(yīng)急公關(guān)，該彌補的經(jīng)濟(jì)損失就要去彌補。
4.2演藝服裝狀況
道具組不一定需要裁縫，但必須要有針線盒。當(dāng)演藝人員服裝出現(xiàn)問題，換一套備用衣服，或者用針線臨時進(jìn)行調(diào)整，都是高效可行的解決方案。
二、極端事件應(yīng)急預(yù)案
1、 天氣狀況
有位前輩曾經(jīng)講過他的一個親身教訓(xùn)：他負(fù)責(zé)一個路演項目，活動籌備完全，進(jìn)展十分順利，然而卻在活動當(dāng)天下起了暴雨，他們的帳篷被吹得東倒西歪，物品全部受損，現(xiàn)場活動直接終止，最后也導(dǎo)致了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。
由此可見，天氣對于活動的影響。刮風(fēng)、下雨、下雪……再活動籌備時，一定要預(yù)先查看天氣預(yù)報，對活動時候的天氣有個大致了解，好做相應(yīng)的防護(hù)措施。
2、 場地問題
活動場地多是提前溝通，較少出問題，但根據(jù)場地類型不同，也會有一些狀況出現(xiàn)。
室外場地是否提供鐵馬防護(hù)欄，室內(nèi)場地是否有特殊限制，附近是否有可停車區(qū)，這些是在活動籌備期就需要仔細(xì)勘察的事項。
3、 活動沖突
活動沖突我們?nèi)ツ陝偤糜龅竭^一次，因為馬拉松活動封路，剛好堵住了去場地的唯一通道，活動直接無法進(jìn)行。好在我們的活動是在下午，大家爭分奪秒，還是順利完成了活動。
但是這也給了大家一個教訓(xùn)，一定要了解活動執(zhí)行時間段里，是否有活動沖突，是否有道路限制、行車限制（比如雙層改裝巴士禁行）等問題。
盡管已經(jīng)標(biāo)出了許多可能發(fā)生的緊急狀況，但每一場活動都是不同的，因此還會有其他無法預(yù)料的情況出現(xiàn)，不過大都逃不離人員、場地、服化道、天氣這幾方面。有了這份活動應(yīng)急指南，就能解決80%的問題，至于剩下的，就需要大家在活動實踐中去慢慢積攢經(jīng)驗了。
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